Login
Info
Archiefdozen registreren in Archive Manager
Om uw archiefdozen te kunnen registreren in de Archive Manager applicatie dient u de archiefdozen eerst te voorzien van een barcode etiket. De barcode etiketten worden standaard in de verpakking bijgeleverd. Voor het aanbrengen van de barcode etiketten verzoeken wij u rekening te houden met de positionering.
- Plak het barcode etiket uitsluitend op de rugzijde van de archiefdoos;
- Hanteer hiervoor de rugzijde die is voorzien van de metalen grijpring;
- Plak het etiket aan de boven- of onderzijde van de rug (hanteer deze positie voor alle volgende archiefdozen);
- Plak, indien gewenst, het bijgeleverde (groene) indicatie etiket binnen het daarvoor bestemde kader.
U bent nu klaar om de archiefdozen te registreren in de Archive Manager applicatie.
Archiefdozen registreren in Archive Manager
Er zijn twee manieren om een nieuwe archiefdoos te registreren binnen de applicatie Archive Manager:
- Klik op de knop Archiefdoos aanmaken in het Dashboard voor het registreren van 1 archiefdoos.
- Klik op Archiefdozen registreren in het menu voor het (bulk) registreren van meerdere archiefdozen.
Bij het bulk registreren van meerdere archiefdozen kunt u gebruik maken van de slotjes naast de invoervelden om de ingevoerde gegevens vast te zetten voor alle opeenvolgende archiefdozen. Voorbeeld: u wilt 10 archiefdozen met dezelfde vernietigingsdatum registreren, dan voert u de gewenste vernietigingsdatum in en klikt vervolgens op het slot achter het invoerveld. De ingevoerde vernietigingsdatum wordt door de applicatie onthouden en automatisch ingevuld voor alle volgende archiefdozen.
Open slot: waarde wordt niet vastgehouden
Gesloten slot: waarde wordt vastgehouden
Zoektermen invoeren voor archiefdozen
In het Dashboard overzicht kunt u zoeken naar een archiefdoos of een specifiek archiefstuk. U kunt zoeken op barcode, vernietigingsdatum of (zoek)termen. Zoektermen geven u de mogelijkheid om tijdens het registreren van een archiefdoos de inhoud van de archiefdoos nader te specificeren. De applicatie voorziet in 4 velden voor het invoeren van zoektermen. Een zoektermen veld kan maximaal 255 karakters bevatten. Alleen Zoekterm(en) 1 is verplicht om in te vullen tijdens het registreren van een archiefdoos. Zo kunt u de termen Administratie, Facturen en Contracten allemaal registreren in Zoekterm(en) 1, door deze te scheiden middels een spatie. Echter, u kunt er ook voor kiezen om de termen Administratie, Facturen en Contracten te verdelen over de velden Zoekterm(en) 1 t/m 4.
Zoektermen in 1 veld, gescheiden door spaties
Zoektermen in meerdere velden
Zoektermen invoeren voor archiefdozen
Wij adviseren de volgende methodiek te hanteren bij het invoeren van zoektermen:
- Gebruik Zoekterm(en) 1 om aan te geven welke algemene informatie zich bevindt in de archiefdoos. Dit komt vaak overeen met de tekst die u schrijft op het (groene) indicatie etiket op de archiefdoos. Bijvoorbeeld: Facturen 2012/2013 of Belasting 2016 of Crediteuren A-F
- Gebruik de overige velden om additionele informatie te noteren over de inhoud van de archiefdoos of individuele archiefstukken aan te duiden. Bijvoorbeeld: Contract 109901 of Dossier Timmermans
Bij het zoeken naar een archiefdoos of een archiefstuk kunt u zoeken op een volledige zoekterm of een deel van een zoekterm. Bijvoorbeeld: u zoekt naar een archiefdoos met facturen uit 2013. Dan kunt u als zoekterm “facturen” ingeven. Het zoekresultaat laat dan alle archiefdozen zien met de term facturen in 1 van de zoektermen. U kunt ook specifieker zoeken naar “facturen 2013”. Het zoekresultaat laat dan alleen archiefdozen zien die de specifieke term facturen 2013 in 1 van de zoektermen heeft staan. Als u had gezocht op de term “uren” dan zou het zoekresultaat alle archiefdozen laten zien met uren in de zoektermen. Hier zitten dus niet alleen archiefdozen met facturen bij, maar ook archiefdozen met het woord overuren of urenoverzicht in 1 van de zoektermen.
Archive-IT voor externe archiefopslag
Heeft u geen ruimte meer voor uw archiefdozen of wilt u een archiefruimte inzetten voor andere doeleinden? Maak dan gebruik van de archiefdiensten van Archive-IT. Archive-IT biedt vier services die naadloos op elkaar aansluiten: fysieke archivering, digitalisering, vitalisering en digitale archivering.
Speciaal voor de gebruikers van de Archive Manager applicatie biedt Archive-IT de dienst Opslag op palletniveau. Archive-IT is een verlengstuk van uw eigen archief op een andere locatie dan uw eigen terrein. Wij nemen het archiefbeheer van uw archiefdozen over en handhaven uw manier van archivering, zodat u zich kunt focussen op uw core business.
Archive-IT voor externe archiefopslag
Als gebruiker van de Archive Manager applicatie profiteert u van extra korting indien u gebruik maakt van de archiefdiensten van Archive-IT. Omdat uw archiefdozen al zijn voorzien van een barcode en de inhoud van de dozen is geregistreerd in de Archive Manager applicatie komen de registratiekosten te vervallen en betaalt u uitsluitend opslagkosten!
Meer informatie?
Bent u benieuwd naar deze aanbieding of de andere mogelijkheden voor u? Bel of mail voor meer informatie naar: info@archive-it.nl of +31 77 750 11 00.
Info
Privacy
Archive-IT respecteert de privacy van al haar contacten en bezoekers van haar website. Persoonlijke gegevens die u ons verschaft – al dan niet via de contactpagina van onze site – worden vertrouwelijk behandeld en alleen gebruikt voor het doel waarvoor u de persoonlijke gegevens heeft verstrekt.
Doel en grondslag voor persoonsgegevens
Het doel van de verwerking is:
- U te kunnen informeren op de wijze zoals u heeft aangegeven in de contactformulieren;
- Te reageren op uw contactaanvraag via onze website (grondslag toestemming);
- Naar aanleiding van de door u verstrekte toestemming u te informeren over nieuwe ontwikkelingen, nieuwe diensten, speciale aanbiedingen of acties (grondslag toestemming);
- Met u te communiceren over onze diensten/producten, offertes en (lopende) projecten (grondslag uitvoering van een overeenkomst);
- De verstrekte diensten te factureren (grondslag uitvoering van een overeenkomst).
De grondslag voor deze verwerking is:
- Gebaseerd op toestemming (AVG artikel 6 lid 1-a);
- Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst (AVG artikel 6 lid 1-b).
Persoonsgegevens en derden
Wij zullen uw persoonlijke gegevens niet aan derden verkopen. Als uw gegevens aan derden ter beschikking worden gesteld dan zal dit uitsluitend geschieden:
- Ter uitvoering van een overeenkomst (levering diensten en/of producten). Deze derden mogen de gegevens alleen gebruiken ten behoeve van de uitvoering van de overeenkomst. Archive-IT waarborgt dat persoonsgegevens, die zij zelf beheert of laat verwerken door een derde, op een voldoende technische en organisatorische wijze zijn beveiligd;
- Ter uitvoering van een wettelijk verplichting aan daartoe bevoegd gezag.
De werknemers van Archive-IT en door haar ingeschakelde derden zijn contractueel verplicht om de vertrouwelijkheid van de persoonlijke gegevens te respecteren en de relevante wetgeving na te leven.
Uw rechten
Onderstaande rechten zijn van toepassing op een directe relatie tussen betrokkene (datasubject) en Archive-IT. Wij zullen nooit direct informatie verstrekken over persoonsgegevens van onze klantrelaties (gegevensverantwoordelijken) die dossiers bij ons laten beheren /digitaliseren. Hiervoor zullen we u altijd doorverwijzen naar deze gegevensverantwoordelijke.
Uw rechten:
- Recht op inzage. Het recht op inzage houdt in dat wij u op verzoek laten weten welke persoonsgegevens we van u verwerken.
- Recht op rectificatie. Het recht op rectificatie houdt in dat wanneer de persoonsgegevens onjuist zijn wij deze op uw verzoek zullen corrigeren. Overigens kunt u deze wijziging zelf doorvoeren via onze zelfservice in onze nieuwsbrieven.
- Recht op verwijdering. Alhoewel we niet meer persoonsgegevens noteren dan noodzakelijk voor het doel, heeft u recht op verwijdering. Dit houdt in dat wanneer wij, gezien het doel van de verwerking, toch te veel, of te weinig of niet ter zake doende persoonsgegevens verwerken en u de gegevens zelf niet kunt verwijderen, u ons kunt verzoeken deze te wissen.
Cookiebeleid
Archive-IT kan bij het aanbieden van haar elektronische diensten gebruik maken van cookies en andere soortgelijke technologieën. Archive-IT zet deze technologieën in om de klantervaring te verbeteren en advertenties te kunnen personaliseren.
Een cookie is een bestand dat op de harde schijf van de computer wordt opgeslagen. Cookies worden gebruikt om bij te houden welke voorkeuren de bezoeker heeft ingesteld voor een bepaalde dienst. Daarnaast kunnen cookies worden gebruikt om te voorkomen dat de bezoeker van de website een bepaalde advertentie te vaak ziet, of om te registeren hoe vaak een advertentie wordt getoond. Cookies kunnen de computer of bestanden die op de computer staan niet beschadigen. Als u ons gebruik van cookies niet accepteert, dan kunt u deze functionaliteit te allen tijde uitschakelen in uw internetbrowser. Op de website van de Consumentenbond vindt u uitleg over het verwijderen van cookies.
Archive-IT maakt gebruikt van “first-party cookies” welke Archive-IT zelf plaatst en “third-party cookies” welke derde partijen op onze website plaatsen. Sommige cookies zijn technisch van aard. Deze cookies zijn nodig voor het goed functioneren van de diensten van Archive-IT. Dit zijn de zogenaamde “functionele cookies”. Daarnaast maakt Archive-IT gebruik van analytische cookies om informatie te verkrijgen over de kwaliteit en/of effectiviteit van de website.
Archive-IT maakt soms gebruik van “tracking cookies”. Deze worden door een derde partij geplaatst. Deze partij voert ook de zogenaamde tracking uit.
| Afzender | Type | Reden |
|---|---|---|
| Google Analytics | Analytisch | Registreert van iedere bezoeker kenmerken over het gebruik van de website |
| Google Tag Manager | Analytisch | Registreert van iedere bezoeker kenmerken over het gebruik van de website |
| Google Ads | Analytisch | Registreert of er doelen worden behaald door Google Ads |
| Hotjar | Analytisch | Registreert van iedere bezoeker kenmerken over het gebruik van de website |
| Smartsupp Chat | Functioneel | Voor het gebruik van de chatfunctie worden Smartsupp cookies geplaatst |
| Archive-IT | Functioneel | Bijhouden van persoonlijke voorkeuren & instellingen |
| YouTube | Tracking | Voor het afspelen van YouTube video’s plaatst YouTube een tracking code |
| DoubleClick | Tracking | Om relevante advertenties te tonen, wordt gebruik gemaakt van een Google tracking cookie |
| Google Ads | Tracking | Om relevante advertenties te tonen, wordt gebruik gemaakt van een Google tracking cookie |
Vragen/opmerkingen/klachten
Voor de hierboven genoemde rechten, vragen en klachten omtrent de Privacy Policy van Archive-IT, kunt u een e-mail sturen naar onze Privacy Officer via privacy-officer@archive-it.nl, deze is ook bereikbaar via telefoonnummer +31 (0)77 750 11 00. Wij zullen binnen een maand op uw verzoek reageren. We zullen u laten weten als er eventuele consequenties zijn van het voldoen aan uw verzoek (bijvoorbeeld dat we de dienst niet meer kunnen leveren conform afspraken). Als we van mening zijn dat we goede redenen hebben om uw verzoek te weigeren zullen we u die redenen gemotiveerd in onze reactie laten weten.
Tot slot berichten wij dat, mocht u van mening zijn dat wij door onze verwerking van uw persoonsgegevens in strijd met de wet handelen, we dat graag vernemen. We proberen dan samen met u een oplossing te vinden om tegemoet te komen aan uw bezwaren. Komen we er toch niet uit dan kunt u een klacht kunt indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Daarnaast kunt u rechtstreeks contact opnemen met onze Functionaris Gegevensbescherming de heer drs. Alex Klaassen, dan kan dat via een e-mail aan alex.klaassen@newdayriskservices.nl. Alex Klaassen is Managing Partner bij de Firma NewDay IT Risk & Assurance Services. Alex is namens Archive-IT ingeschreven bij de Autoriteit Persoonsgegevens onder registratienummer FG003942.